KALKULACIJA (PRIMKA)

GDJE

Kako doći do ekrana za unos kalkulacije? Do ekrana se dolazi na slijedeći način: u glavnom prozoru kliknite na Dolumenti-Primke i ulazne kalkulacije-Ulazna kalkulacija za malop. i velep. i otvara se ekran prikazan na gornjoj slici.

UNOS

Kao i u svakom drugom ekranu, sam unos podataka započinje klikom miša na gumb . Ovdje je važno napomenuti da je ovaj ekran namijenjen MULTI-USER unosu podataka, tj. sam unos podataka može se raditi istovremeno na više računala što je pogodno ukoliko se roba mora brzo zaprimiti radi daljnje prodaje. Zbog toga se automatski nakon klika mišem na gumb "Unos F6" obavlja spremanje podataka čime se zaključava broj kalkulacije i onemogućava se da se na dva računala pojavi isti broj što bi dovelo do nestanka unešenih podataka. Zašto je ovo bitno napomenuti... jer se u praksi pokazala česta pojava da se stvaraju prazne kalkulacije, tj. bez stavaka. Naime, ukoliko se nakon klika mišem na gumb odustane od daljnjeg unosa, kod izlaza iz ekrana neće biti pitanja da li se žele spremiti promjene jer su one već spremljene i kod slijedećeg unosa i klika mišem na gumb , pojavit će se broj kalkulacije za broj veći od prethodnog koji je automatski spremljen.
Da bi se to izbjeglo, poželjno je prije unosa na tastaturi pritisnuti tipku F8 da bi se dohvatila kalkulacija sa najvećim brojem, tj. zadnja, imala ona na sebi stavke ili ne. Ukoliko nema stavaka, možemo nastaviti unos s eventualnom promjenom datuma, skladišta itd. Ili, ukoliko se odustaje od unosa, jednostavno obrisati kalkuaciju klikom miša na gumb .
Unos zaglavlja
Kako je ranije napomenuto, unos započinje klikom miša na gumb čime se kalkulaciji automatski dodjeljuje broj (prvi veći) i kursor se pomiče na polje Datum koji se po želji izmijeni. S polja na polje može se pomicati na više načina: tipkom Enter, Tab ili jednostavnim klikom miša. Skladište se odabire (ukoliko ne odgovara trenuto ponuđeno u ekranu) dvostrukim klikom miša ili pritiskom na funkcijsku tipku F9, čime se otvara popis uvedenih skladišta u bazi. Odaberemo jedno od ponuđenih skladišta i  pritisnemo Enter. U polje Rabat se unosi rabat u postotku ukoliko je jedinstven za sve stavke, jer se tada automatski za svaku stavku obračunava navedeni rabat. U polje Marža unosi se marža u postocima ukoliko se stavke unose sve sa istim postotkom marže, ali u tom slučaju potrebno je isključiti opciju "Fiksna MP (MP skl.)'. U polje Zavisni trošak unosi se ukupna vrijednost svih zavisnih troškova na kraju unosa stavaka kalkulacije, te se klikom miša na istoimeni gumb taj iznos ravnomjerno raspoređuje po stavkama ovisno o količini i cijeni. U polje Tečaj unosi se vrijednost tečaja ukoliko se radi o uvozu robe, u suprotnom se ostavlja iznos tečaja 1. Dobavljač se odabire na isti način kao i skladište tako da se dvostrukim klikom miša podigne popis dobavljača i odabere odgovarajući.
Unos stavki
Unos stavaka kalkulacije moguće je napraviti na više načina; preko polja Bar kod, Kataloški broj, Naziv artikla, Sifra artikla (polja svjetlo plave boje) na način da se ili dva puta klikne na odabrano polje i iz popisa odabere artikl ili se unese prvih par znakova i pritisne Enter čime se podigne suženi izbor atikala prema unesenim znakovima (što više znakova, manji/lakši izbor artikala). Nakon toga se unesu podaci kao što slijedi u ekranu (količina, fakturna cijena, rabat, marža, velepr/malopr. cijena). Još jedan način je klikom miša na gumb Izbor narudžbe čime se dohvaća ranije napravljena "Narudžba dobavljaču". Na kraju se naravno klikne na gumb . Ukoliko se radi o većem broju stavki, nije na odmet podatke spremiti i više puta tijekom rada kako bi se smanjila mogućost gubljenja podataka uslijed nepredviđenih događaja.

ISPIS

Ispis kalkulacije dobije se klikom miša na gumb . Unutar ekrana nalaze se još dva gumba za ispis kalkulacije (IDENT i IDkol) koji služe za ispis kalkulacije s IDENT-ima (poglavlje IDENTi).

TRAŽENJE (UPIT)

Upit ili traženje određene kalkulacije može se izvršiti prema više kriterija. U donjoj tablici prikazani su osnovni kriteriji i postupak traženja.

Kriterij	1. korak	2. korak	3. korak
broj kalkulacije		upisati broj kalkulacije
broj kalkulacije		kliknuti na redak sa željenom kalkulacijom
datum		upisati datum (dd.mm.yyyy)
skladište		odabrati skladište (2 puta klik mišem)	-
dobavljač		odabrati dobavljača (2 puta klik mišem)	-
INO kalkulacije		-	-

Postoji određeni način na koji se unose kriteriji, a to je uz brojke ili slova (ili njihovu kombinaciju), ovisno o kojem se polju radi, i kombinacija sa znakom "%". Primjeri se nalaze u donjoj tablici, gdje je "abcd" niz znakova bilo koje dužine:

Način unosa	Opis
abcd	- traži se točno uneseni niz znakova
abcd%	- traže se svi podaci koji započinju nizom znakova "abcd", bez obzira što se nalazi poslije
%abcd	- traže se svi podaci koji završavaju nizom znakova "abcd", bez obzira što se nalazi prije
%abcd%	- traže se svi podaci koji u sebi sadržavaju niz znakova "abcd", bez obzira što se nalazi prije ili poslije navedenog niza znakova
abcd%efg%	- može se koristiti bilo koja kombinacija za znakom "%", što ovisi o potrebi i brzini kojom trebamo naći određeni podatak

NAPOMENA: Pritiskom gumba "Upit..." ulazi se u mod rada za traženje koji je drugačiji od klasičnog radnog moda, a prepoznaje se po poruci "UNESITE UPIT, na primjer %znaci% pa F8" unutar ekrana (obično u gornjem desnom uglu), koja na kratki način objašnjava način traženja. Ukoliko izvršenje traženog upita ne da nikakve rezultate, da bi se nastavio rad potrebno je izaći iz tog moda za traženje tako da se klikne mišem na gumb . Postoji li potreba da se izađe potpuno iz ekrana u kojem se nalazimo, ponovo se klikne mišem na isti gumb.

BRISANJE

Brisanje kalkulacije radi se jednostavnim klikom miša na gumb i potvrdnim odgovorom na pitanje želimo li obrisati podatak ili ne. Dohvat kalkulacije koju želimo brisati radi se na način kako je objašnjeno pod pojmom "TRAŽENJE".

PONIŠTAVANJE

Pojam poništi znači da se sve izmjene koje smo radili na dokumentu, ukoliko kliknemo mišem na gumb poništavaju, tj. podaci u dokumentu se vraćaju na stanje prije unošenja izmjena. Ovaj gumb NE BRIŠE podatke već ih samo poništava.

SPREMANJE

Kao što sam izraz govori, spremanje dokumenta u bazu, bilo novog ili postojećeg sa izmjenjenim podacima radi se klikom miša na gumb .
Preporuča se, ako se radi o većem dokumentu (sa više stavaka), da se spremanje radi više puta tijekom rada kako bi se izbjeglo gubljenje podataka usljed neočekivanog kvara u sistemu (ili npr. nestanka struje).

IZLAZ

Klikom miša na gumb izlazimo iz ekrana. Ukoliko je program evidentirao neku vrstu promjene podataka, prilikom izlaska pojavit će se upozorenje da su podaci izmjenjeni i da li ih želimo spremiti ili ne.

DODATNE FUNKCIJE

Pod pojmom dodatne funkcije, pojasnit ćemo malo detaljnije funkcije vezane uz desni dio zaglavlja. Radi se prvenstveno o tzv. CHECK BOX-ovima ( , u textu kasnije CB) od kojih se neki mogu automatizirati tako da se u parametrima korisnika definiraju kao automatski, dok se neki mogu upotrebljavati po potrebi. U donjoj tablici pokušano je što jasnije objasniti funkciju svakog CB-a.

1		Ukoliko je ova opcija uključena znači da je parametarski određen rad sa stavkama stavki, tj. IDENTima (više o pojmovima "stavke stavke" i "ident" u Pojmovi). Prilikom dohvata narudžbe dobavljača preko gumba automatski će se dohvatiti i stavke stavke narudžbe i unijeti u stavke stavke kalkulacije. Po potrebi se ova funkcija može isključiti.
2		Ova opcija je sistemski automatski uključena, a ovisi da li se radi sa fiksnom maržom ili MP cijenom. Ako je uključena, tada se radi sa fiksiranom MP cijenom, tj. iz MP cijene se računa marža. U obrnutom slučaju, znači ako je opcija isključena, na osnovu marže se izračunava VP i MP cijena, a to se koristi u kombinaciji sa poljem Marža u zaglavlju kalkulacije. Ako je u zaglavlje unešen postotak marže i ako je opcija isključena tada će se za svaku stavku kalkulacije obračunavati navedeni postotak marže.
3		Ako je ova opcija automatski uključena prilkom otvaranja ekrana, tada se parametarski određen rad sa stavkama stavki, tj. IDENTima (više o pojmovima "stavke stavke" i "ident" u Pojmovi). Time se nakon dohvata artikla preko jednog od ranije navedenih načina (šifra, naziv, barkod, kataloški broj) otvara ekran za unos pojedinih IDENT-a čija se suma količine automatski zbraja u stavci kalkulacije.
4		Ako je ova opcija uključena, nakon dohvata artikla preko jednog od ranije navedenih načina (šifra, naziv, barkod, kataloški broj) otvara se ekran za unos serijskih brojeva, što je pogodno za detaljnije praćenje ulaza i kasnije izlaza radi eventualnih reklamacija (garancije) i sl.
5		Ako je ova opcija uključena, omogućen je unos fakturne cijene sa obračunatim PDV-om jer neki dobavljači na svojim otpremnicama iskazuju cijenu sa već uključenim PDV-om. Ovom opcijom se tada automatski izbjegava ručno preračunavanje kako bi se došlo do fakturne cijene. Jednostavno se unese cijena sa PDV-om, a program automatski izračuna osnovicu prema tarifnom broju koji smo dodijelili tom artiklu.
6		Ova opcija se mijenja po potrebi, ovisno o načinu rada. Ukoliko se radi tako da je VP cijena primarna, tada je ova opcija isključena, a ako je način rada sa primarnom MP cijenom, tada označavanjem ovog CB-a (opcije) VP i MP cijena zamijene mjesta, čime se olakšava unos MP cijene prilikom unosa kalkulacije.